これまで５回に渡り、開示業務の属人化を解消するための方法について解説してまいりました。そのポイントを纏めると、以下の通りとなります。

• 法定開示書類の作成実務は、その業務の性質上、属人的な業務になりやすい傾向があります。
• 業務属人化を放っておくと、開示遅延リスク、退職リスク、不正リスク等につながる可能性がありますので、継続開示義務を負っている上場会社としては、対策を講じる必要があります。
• 業務属人化を解消するためには、①複数の担当者が同じ業務をできる体制とし、②担当業務及び開示書類作成過程の「見える化」「標準化」を行い、③これらが継続して運用される「仕組み」をつくる必要があります。
• 業務属人化を解消し、ブラックボックス化しない「仕組み」を創るには、①開示項目と基礎資料との紐付けを行い、開示書類作成過程の「見える化」を行うこと、②基礎資料の「標準化」を行い、誰が見ても分かりやすい作り方とすること、③開示チェックリスト等を活用し、誰が開示書類を作成しても品質を維持できる「仕組み」とすることがポイントです。
• 「仕組み」を維持し業務を定着化させる為には、業務マニュアル等の活用が効果的です。

このように、開示書類作成過程の「見える化」「標準化」を行い、チェックリスト等を活用して担当者のレベルアップを図ることで、開示業務の分担や引継ぎを推し進め、複数の担当者が同じ業務をできる体制にすることが可能となります。その結果、業務属人化リスクを軽減することにもつながるわけです。

是非、皆様方の会社でも、開示業務の「見える化」「標準化」を図り、複数の担当者が同じ業務をできる体制を目指しましょう。

今回のコラムから、法定開示書類作成実務における業務属人化を解消する方法について解説します。

属人化を解消するには、以下の３つの要件を満たす必要があります。

①複数の担当者が同じ業務をできるようにしておくこと

②担当業務及び開示書類作成過程の見える化、標準化を図ること

③これらが継続して運用されるための『仕組み』をつくること

人数に余裕があれば、複数の担当者が同じ業務をできる体制を築くことで業務属人化の解消を図っていくということが可能となります。

ですが、いくら複数の担当者が同じ業務を担当していても、従前どおり会社独自の方法、第三者からは分かり難い方法で実務を行っていたら、前回のコラムで紹介した属人化により生じるリスクの全てを解消することにはなりません。

開示業務の担当者が何をどのように作成しているのか、プロセスを明確にすることで、他の者が業務を引き継ぎやすくなります。また、誰でも同じ業務ができるようプロセスの標準化を図ることが重要となります。

そして、これらの体制を維持するためには開示業務作成プロセスにおける標準化の『仕組み』を創ることが何より重要となります。

いくら業務プロセスをマニュアル化し見える化できたとしても、それらを活用して、体制を継続できるための『仕組み』を作らなければ、長続きせず、結局、以前の様な属人的な業務に戻ってしまう可能性があるからです。

次回のコラムからは、この『仕組み』をどのように創っていくかについて解説します。