3月決算の会社に勤められている経理部門の方は、この時期、１年で一番忙しい時期に差し掛かっている頃かと思います。
納期や締め切りに追われる日々が続くと、どうしても本来はやらなければならないと自覚している重要な業務が後回しにされ、昨年よりも良くなった（成長した）と感じられるような成果が得られないという経験はありませんか？
この点、｢７つの習慣｣（スティーブン・R・コビー著 キングベアー出版）の第３の習慣で時間管理について解説されており、私はいつもこの考えを意識するように心がけています。
本書では、下の図のように緊急度を横軸、重要度を縦軸として、仕事を分類します。
具体的にどのような仕事が分類されるかというと、
重要かつ緊急度の高い第一領域：
- クレーム対応
- 締切りのある仕事
- 病気や事故等
重要だが緊急ではない第二領域：
- 社内のマニュアル作り
- システム作り
- 集客の仕組み作り
- 品質改善
重要でないが緊急度の高い第三領域：
- 大半の電話
- 無意味な接待や付き合い等
重要でも緊急でもない第四領域：
- ネットサーフィン
- 単なる遊び等
当然、ビジネスにおいて重要なのは、第二領域の仕事をこなしていくことです。
システムが構築できれば、作業の効率があがり、納期を守れる。
集客システムを構築できれば、その場凌ぎのセールスをしなくて済む。
サービスの品質を上げれば、クレームが減る。
というように、第二領域の仕事を増やすことで、緊急である第一領域の仕事をどんどん減らすことができるようになります。
とはいえ、｢それがなかなかできない｣というのが現実です。
ついつい、第一／第三領域の仕事ばかりに時間がとられ、
第二領域のための時間がとれない・・・。
今年こそ、業務のやり方を改善して効率化しようとしていたのに、締切りが間に合わないので、結局、去年と同じやり方になってしまった・・・。
その結果、部下への引継ぎも思うように進まなかった・・・。
このようなことの繰り返しや｢言いわけ｣を避けるため、私が実践していることをいくつかご紹介したいと思います。
ポイント①：毎週、必ずまとまった時間を確保するように計画する
どんなに忙しくても、第二領域の仕事をする時間を予めスケジュールに入れ、しかも細切れではなくまとまった時間を確保するようにしましょう。
こうすることで、意識して第二領域の仕事を効果的・効率的に実行でし、成果も得られるようになると思います。
ポイント②：重要度の判断がブレないように明確にしておく
締切りに追われ、忙しいくなると、どうしても重要度の判断を都合の良いように解釈してしまい、その結果、本来、やらなければならないと自覚している事項を後回しにしてしまいがちです。
しかし、重要か否かは、達成したいと考える目標・組織であればミッションや経営目標、それに基づく予算等をクリアするのに必要な業務かどうかで決められるべきものであり、本来、緊急度の高い仕事の発生等で重要度を変えるべきではありません。
したがって、判断がブレないようにするため、予め文章・タスクに落とし込んでおくべきです。
私の場合も、常にやらなければならない課題・タスクをリスト化し、週に１度は目を通すことを習慣にしています。
ポイント③：目標（企業の場合は、ミッション・ステートメント）の精査
この４つの領域の目的は、中長期的な目標・夢に貢献する第二領域を増やすことにありますが、そのためには時間の使い方を見極めること以外に、目標・計画を精査することも必要です。
目標や計画を精査することで、いままで重要事項だと気付かなかった事項を自覚できるようになれば、第二領域を増やすことができ、その結果、夢の実現に向けて一歩近づけるようになるでしょう。
忙しさを｢言いわけ｣にせず、本来やらなければならないと自覚している重要な事項を見失わない習慣を身に着けたいですね。自戒を込めて。