本コラムでは、「リソース不足」の課題を解決する方法について解説します。
人手が足りないため、残業時間を減らせないと悩んでいる経営者・管理職の方はとても多いですが、よくよく話を聞いてみると、問題の本質はリソース不足ではなく別の課題に起因していることもしばしばございます。
以下の表では、リソース不足を課題として掲げる会社から良く話を参考に、場合分けを行い、それぞれのケース毎に「ゼロベースで考えた場合の」対策の具体例をいくつか紹介します。
有給休暇取得の義務化など「働き方改革」の関連法案が施行され、残業時間の削減などへの取組みが急務となっております。そのため、上場会社の管理部門でも、これまで以上に大きな改革が求められ、従来の業務プロセスや組織のあり方そのものを見直す企業も増えております。
本コラムでは、業務改革と業務改善という切り口で、決算・開示業務における課題をどのように解決していくのかというテーマについて解説します。
まず始めに、BPRの定義、そして業務改革が業務改善とどう違うのか、なぜ今、業務改革（BPR）に注目が集まっているのかについて触れていきます。
本稿では、開示業務がブラックボックス化しないための「仕組み」を創るうえでのポイントを３つ紹介します。
まず、開示書類の作成過程の見える化を図るために是非行っていただきたいのが、開示項目と基礎資料の紐付け作業になります。
開示書類の各開示項目とそれらを記載するために作成・集計した基礎資料との関連性を明らかにし、開示書類の作成過程の「見える化」を行うことが、業務の引継ぎを行う際や、進捗を管理する上でも重要です。
当社で開示書類作成アウトソーシングのサービスを提供しているお客様については、開示書類作成の根拠となる資料を一覧表に纏め、それぞれの基礎資料が法定開示書類（短信、有価証券報告書・四半期報告書、計算書類等）のどれに使用しているかを整理します。その上で、開示項目の目次単位で、基礎資料との紐付け作業を行ない、その管理表に基づいて、開示項目の整理と進捗管理等を行っております。作成プロセスを可視化することは、内部統制上も重要です。
次に、基礎資料、開示根拠資料等の標準化です。「自分にしか読み解けない資料」「作成過程を解読することが困難なスプレッドシート」が存在すると、それを引継ぐことや、第三者がチェックするのは難しく、その結果、誤謬リスクにつながりかねません。
ですから、第三者がみても容易にチェックやトレースができ、基礎資料から開示書類への転記ミスが起こり難いようなフォームを採用することが重要となります。
例えば、税効果関係や金融商品関係の注記を作成する場合、スプレッドシート上で、開示書類に転記する最終結果を開示する単位（例えば、千円）で作成しておくと転記ミスを減らすことができます。また、開示根拠資料となるスプレッドシートに余計な情報を入れすぎないように留意すべきです。様々なブックとのリンクを貼ったり、難しい関数を駆使してデータ連携をさせるのも避けるべきです。作成した本人にしか解読できず、引継ぎの際に苦労しますので、注意しましょう。
最後は、チェックリストの活用です。
ベテランの担当者が部署異動等で担当替になると、途端にクオリティーが下がり、監査法人から様々なミス・不整合の指摘が増えるというケースがあります。これは、経験不足が原因なので、ある程度はやむを得ないことだですが、内部統制上は、やはり監査法人頼みにするのではなく自社でチェックできる体制を築くべきです。ですから、ベテランの属人的なチェックに頼ることなく品質を維持するために、チェックリストの活用はとても重要になります。
開示書類の漏れや記載誤りを自社のメンバーで発見でき、その品質を維持するために、チェックリストの導入・活用を是非ご検討頂きたいと思います。
以上、３つのポイント各々について自社の体制を見直し、開示業務の属人化を解消する糸口を探して頂きたいと思います。